Datenschutzerklärung für das Intranet

Das Internetportal Maschinenring Alb-Neckar-Fils unterhält einen passwortgeschützten und den Mitgliedern zur internen Kommunikation vorbehaltenen Intranet-Bereich (im Folgenden als Maschinenring-Intranet genannt). Hierzu erhebt, verarbeitet und speichert Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern erforderlich sind.

1. Datenerhebung
Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. folgende personenbezogene Daten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern erforderlich sind: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift.

Um die Mitgliederverwaltung zu erleichtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis weitere Daten erhoben.

Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. stellt seinen Mitgliedern die Möglichkeit zur Verfügung, sich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse im Maschinenring-Intranet zu registrieren und den eigenen Benutzername sowie ein persönliches Passwort zu bestimmen.

2. Datenspeicherung
Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung
Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff
Zeichnungsberechtigte Vorstandsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten im Rahmen der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die E-Mail-Adresse zur Versendung des Newsletters oder sonstiger Mitteilung, sofern das Mitglied dem nicht widersprochen hat.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V.
Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern können intern grundsätzlich nur weitergegeben werden, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V., die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten der Mitglieder werden ohne Zustimmung der betroffenen Mitglieder nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Vereinsmitteilung bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind.

Dritte werden verpflichtet, die vom Verein überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

3.4 Vorgaben Dritter
Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. weist darauf hin, dass er im Rahmen des Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung
(a) Extern
Maschinenring Alb-Neckar-Fils e.V. macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Vereinsmitteilung, über Pressemitteilungen, auf den als Internetportal Maschinenring Alb-Neckar-Fils oder Maschinenring-Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden.
 

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

(b) Intern
Im Maschinenring-Intranet kann jedes Mitglied jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Intranets sichtbar sein soll.

5. Löschung
Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Mitglieds nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben zu Interessen und zur Person können vom individuellen Mitglied nach passwortgeschütztem Login jederzeit im Maschinen-Intranet auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.

Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die Maschinen-Intranet nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

6. Vereinsarchiv
Im Vereinsarchiv des Maschinenring-Intranets werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten. Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.

Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch den Vorstand zulässig.

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